Videoconferentie in een kleine vergaderruimte: wat heb je nodig?

Een vergadering met collega’s op afstand valt of staat met de techniek in de ruimte. Zie je iedereen goed? Hoor je iedereen duidelijk? En kunnen de mensen aan de andere kant jullie ook goed horen? Voor een kleine vergaderruimte hoef je daar geen ingewikkeld systeem voor te kopen. In dit artikel laten we zien wat je nodig hebt.

Wat heb je nodig?

Voor videovergaderen heb je vier dingen nodig:

• Een scherm waarop je de anderen ziet. Dat kan een gewoon beeldscherm of een touchscreen zijn.
• Een camera die iedereen in de ruimte in beeld brengt.
• Een microfoon die iedereen verstaanbaar maakt, ook als ze niet vlak bij de tafel zitten.
• Speakers waarmee je de anderen goed hoort.

Die losse onderdelen kun je los kopen, maar voor een kleine ruimte is een videobar vrijwel altijd de makkelijkere keuze. Dat is één apparaat met camera, microfoons en speakers, dat je boven of onder het scherm monteert.

Waar je op let bij een videobar

Het bereik van de camera

Hoe breder het gezichtsveld, hoe meer mensen je in beeld krijgt. Een kijkhoek van ongeveer 120 graden is genoeg voor een kleine ruimte. Zit je met meer mensen aan een brede tafel, dan helpt een bredere kijkhoek. Kijk ook naar de maximale afstand waarop de camera nog goed beeld levert.

Automatisch in beeld brengen

Veel videobars hebben auto framing: de camera zoomt zelf in op de mensen in de ruimte, zodat je niet alleen een lege tafel ziet. Een speaker tracking-functie volgt de persoon die praat. Dat maakt een vergadering een stuk prettiger voor de mensen aan de andere kant.

Microfoon en speakers

Een goede videobar heeft meerdere microfoons die ook mensen op afstand oppikken, met ruisonderdrukking en onderdrukking van echo. Speakers moeten genoeg volume geven zodat je de anderen verstaat zonder dat het schreeuwerig klinkt.

Compatibiliteit met je vergaderplatform

Gebruik je Microsoft Teams, Zoom of Google Meet? Veel videobars werken met meerdere platformen als je er je eigen laptop op aansluit. Sommige modellen hebben een eigen vergadermodus voor één specifiek platform, zoals Teams Rooms of Zoom Rooms. Dat is makkelijk in gebruik, maar minder flexibel als je met meerdere platformen werkt.

Bediening

Kies voor eenvoud. In een kleine ruimte wil je dat iedereen kan starten zonder uitleg. Vaak is dat één USB-kabel van je laptop naar de videobar.

Videobars in ons assortiment

Dit zijn de opties die we voor een kleine tot middelgrote vergaderruimte aanbieden:

Bekijk alle opties bij videoconferentie.

Liever een complete set?

Wil je niet zelf een scherm, beugel en camera samenstellen? Dan zijn onze videoconferentie oplossingen misschien iets voor je: een 4K beeldscherm met wandbeugel en een Yealink-camera of Logitech Rally Bar, in drie varianten.

Praktische tips

• Plaats de camera op ooghoogte van de gemiddelde zittende persoon, meestal onder of boven het scherm.
• Zorg voor goed licht van voren. Een raam achter de deelnemers maakt ze donker in beeld.
• Een tafel met veel galm vraagt om een videobar met goede echo-onderdrukking.
• Test alles vooraf met een collega op afstand voordat je de eerste echte vergadering plant.

Zo richt je de ruimte in

1. Plaats het scherm aan de kopse kant: iedereen kijkt dan naar dezelfde kant als de camera, en de anderen zien iedereen in beeld.
2. Kies een stoel per zitplek: vermijd draaistoelen die van de camera wegdraaien.
3. Beperk galm: in een ruimte met kale muren en veel glas weerkaatst geluid. Een vloerkleed of gordijn helpt.
4. Zorg voor voldoende stroom en netwerk: een bedrade netwerkverbinding is stabieler dan wifi.
5. Houd kabels kort en netjes: één USB-kabel en één stroomkabel is genoeg voor de meeste videobars.

Samengevat

Een videobar met camera, microfoon en speakers is de eenvoudigste manier om een kleine vergaderruimte geschikt te maken voor videovergaderen. Kies op bereik, auto framing en compatibiliteit met je platform. Twijfel je welke bij jouw ruimte past? Vraag hulp bij het kiezen en vertel ons hoe groot de ruimte is.